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Article 1 – Présentation de l’événement 

Dans le cadre de Healthcare Week Luxembourg,  une journée spéciale « Hors les murs » est organisée le vendredi  2 octobre 2026. Cet événement offre aux visiteurs la possibilité de découvrir, in situ, des innovations portées par des établissements, des fédérations, des clusters ou entreprises. L’objectif : valoriser les projets concrets, les expérimentations, les organisations et technologies qui transforment le système de santé au plus près du terrain.

Article 2 – Lieux et format 

Quatre lieux seront sélectionnés, chacun accueillant une session : 
  • 2 le matin (créneaux 9h30 – 12h00) 
  • 2 l’après-midi (créneaux 14h00 – 16h30) Chaque lieu a la possibilité de proposer une session. 
Les visiteurs auront la possibilité de choisir librement les lieux qu’ils souhaitent visiter, ils auront le choix entre 1 lieu par demi-journée afin de faciliter l’organisation et d’anticiper au mieux le nombre de visiteurs sur chaque créneau. Aucune navette spécifique ne sera mise en place : les sites doivent être accessibles en transports en commun ou via des lignes de navette préexistantes. 

Article 3 – Conditions de participation pour les lieux d’accueil

Peuvent postuler uniquement les exposants et ou partenaires de la Healthcare Week 2026

  • Établissements de santé publics, privés non lucratifs ou privés : sanitaires, médico-sociaux ou sociaux
  • Instituts de formation
  • Centres de recherches, laboratoires
  • Institutionnels, Agences de santé
  • Entreprises innovantes en santé
  • Incubateurs, accélérateurs de projets de santé
  • Collectifs ou groupements impliqués dans des projets de transformation du système de santé

Les candidats doivent :

  • Être exposant ou partenaire de la Healthcare Week Luxembourg 2026 
  • Être situés au Luxembourg 
  • Proposer un format de visite dynamique (visite, présentation, témoignage, démonstration...)
  • Être en mesure d’accueillir au minimum 10 personnes
  • S’engager à mobiliser localement leur réseau pour faire connaître l’événement (communication partagée via kit fourni par l’équipe des événements)

Article 4 – Modalités de candidature

L’appel à candidatures sera lancé début juillet 2026 et sera clôturé le 17 août 2026 .

Les candidatures doivent être soumises avant le 17 août 2026, via le formulaire disponible sur la page dédiée.

Chaque candidat devra fournir :

  • Nom de la structure
  • Adresse et accessibilité (transports en commun, etc.)
  • Nom du référent (et coordonnées)
  • Description du format proposé (ex. : visite de site, démonstration d’une solution, atelier participatif…)
  • Objectifs pédagogiques ou thématiques abordées
  • Capacité d’accueil
  • Créneau souhaité (matin ou après-midi)

Article 5 – Sélection des lieux

La sélection sera réalisée par l’équipe organisatrice et le comité scientifique, selon les critères suivants :
  • Pertinence du projet
  • Qualité de l’expérience proposée aux visiteurs
  • Accessibilité logistique
  • Diversité géographique et thématique
4 lieux seront retenus pour l’édition 2026.

Article 6 – Engagements des structures sélectionnés

Les structures sélectionnées s’engagent à :

  • Accueillir les visiteurs dans de bonnes conditions (salle adaptée, intervenants identifiés)
  • Communiquer activement sur leur participation au Salon et au Hors les murs (kit de communication fourni)
  • Participer à la réunion de coordination et répondre aux sollicitations de l'organisateur, Quinze Mai, concernant la logistique, la communication, le contenu et l'organisation

Article 7 – Inscriptions des visiteurs

Les inscriptions ouvriront en septembre 2026 via un formulaire spécifique. Les informations demandées seront :
  • Nom, prénom
  • Service / Structure / Fonction
  • Adresse e-mail et téléphone
  • Lieu(x) qu’il souhaite visiter
  • Engagement à être présent
Ces informations seront également communiquées à la structure accueillante. Un mail de confirmation avec un lien .ics (agenda) et des rappels automatiques seront envoyés.

Article 8 – Acceptation des règles

Le dépôt d’une candidature implique l’acceptation pleine et entière du présent règlement.