HEALTHCARE WEEK LUXEMBOURG 2023

RGPD

Notice d’information relative à la protection des données à caractère personnel

Société QUINZE MAI (SASU AU CAPITAL DE 3 070 884,00 Euros - RCS NANTERRE 302 382 858 - 1, rue Augustine Variot - 92240 MALAKOFF) ci-après dénommée l’« Organisateur »).

QUINZE MAI est particulièrement soucieuse du respect de la vie privée des personnes et s'assure de traiter leurs données personnelles conformément aux bonnes pratiques en matière de confidentialité et à la législation applicable en matière de protection des données personnelles, notamment le Règlement général sur la protection des données No. 2016/679 (ci-après le « RGPD ») et la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés dans sa dernière version en vigueur (ci-après la « Loi Informatique & Libertés »). 

La présente Notice d’information relative au traitement des données personnelles (ci-après la « Notice ») a pour objet de communiquer les engagements pris par QUINZE MAI pour la protection des données personnelles traitées et de vous informer sur vos droits à ce titre. 

QUEL EST LE ROLE DE QUINZE MAI ? 
Pour rappel, le RGPD et la Loi Informatique & Libertés définissent : 
  • Le responsable de traitement comme la personne qui détermine les moyens et les finalités du traitement, 
  • Le sous-traitant comme la personne qui traite les données personnelles pour le compte du responsable de traitement, 
  • Les responsables de traitement conjoint comme deux responsables de traitement ou plus qui déterminent conjointement les finalités et les moyens du traitement. 
 Dans le cadre du traitement des données personnelles collectées, QUINZE MAI intervient comme responsable de traitement. 

QUELLES DONNEES PERSONNELLES SONT TRAITEES PAR QUINZE MAI, ET A QUELLES FINS ? 

QUINZE MAI traite ou est susceptible de traiter les catégories suivantes de données personnelles : 
  • Données personnelles d’identification : civilité, nom, prénom, adresse e-mail, téléphone ;
  • Données personnelles liées à la vie professionnelle : raison sociale de l’employeur, adresse postale professionnelle, type de structure / d’activité, fonction, service, implication dans le processus d’achat, objectif dans le cadre de la participation à l'événement ; 
  • Données personnelles liées à la vie personnelle et professionnelle : centres d’intérêt par exemple ; 
  • - Données personnelles relatives à l’événement : date et heure de participation, informations collectées lors du scan du badge visiteur par l’exposant, notamment : stands/espaces de prises de parole visités ; 
Ces données personnelles sont traitées par QUINZE MAI pour permettre de poursuivre les finalités suivantes :
  • Gestion de la relation visiteur lors de l’événement ; 
  • Communication de contenus personnalisés portant sur l’activité professionnelle ou le profil via newsletters, enquêtes de satisfaction.
QUEL EST LE FONDEMENT JURIDIQUE DE LA COLLECTE DE VOS DONNEES PERSONNELLES PAR QUINZE MAI ? 
  • Le traitement est nécessaire à l’exécution d'un contrat avec vous (adhésion aux CGU afin d’accéder au salon) ; 
  • Le traitement est nécessaire aux fins de nos intérêts légitimes (gestion de la relation client, prospection, prévention de la fraude ou mise en place de la sécurité du réseau et des informations de nos systèmes informatiques, réalisation d’études statistiques). 
  • Le traitement est fondé sur votre consentement (partage de vos données personnelles à des partenaires ou exposants).
QUINZE MAI PARTAGE-T-ELLE VOS DONNÉES PERSONNELLES ? 
Destinataires internes : Vos données personnelles peuvent être traitées par les collaborateurs internes de QUINZE MAI soumis à un engagement de confidentialité.
Destinataires externes : Vos données personnelles peuvent également être communiquées par QUINZE MAI aux destinataires externes suivants :    


  
  
Société destinataire Finalités Base légale du transfert Notice relative à la protection des données personnelles de la société destinataire
Autorité administrativeObligation légale ou procédure judiciaireObligation légale 
Cabinets comptables, juridiques, conseilPrestations comptables, juridiques, conseilIntérêt légitime 
Exposants sur l’événement (liste des exposants consultable sur le site internet de l’événement)Emailing d’information / actualités Consentement des visiteurs ayant présenté leur badge sur le stand ou la prise de parole / l’animation de l’exposant (*) 
FHL (Fédération des hôpitaux luxembourgeois)Emailing d’information / actualitésConsentement (opt-in lors de l’inscription à l’événement) 
Partenaires de QUINZE MAI (**)Emailing d’information / actualitésConsentement (opt-in lors de l’inscription à l’événement) 
Inwick Hébergement des données personnelles d’inscription à l’événementExécution du contrat (CGU) 
OVHHébergement des sites internet  Exécution du contrat (CGU)  
Taligentia Stockage et traitement des données personnellesExécution du contrat (CGU)  
SPATService technique exposants, Exécution du contrat (CGU)  
BrevoOutil de gestion de l’activité d’emailing Exécution du contrat (CGU)  
  • (*) QUINZE MAI attire votre attention sur le fait que lors de votre passage sur le stand d’un exposant ou d’une de ses prises de parole / animation sur le salon, vous avez la possibilité de présenter votre badge afin que celui-ci soit scanné par l’exposant. Vous consentez alors à ce que vos données personnelles (civilité, nom, prénom, établissement, fonction, email, téléphone) soient transférées à l’exposant, afin que celui-ci puisse vous adresser ses actualités.
  •  (**) En cas de diffusion auprès d’une liste de partenaires, la liste mise à jour de ces partenaires sera consultable en ligne. 
Afin de fournir ses produits et services, QUINZE MAI peut avoir recours à des prestataires se situant hors de l’Union Européenne. Si le transfert a lieu vers un pays tiers dans lequel la législation n'a pas été reconnue comme offrant un niveau de protection adéquat des données à caractère personnel, QUINZE MAI veille à ce que les mesures nécessaires soient mises en place conformément à la Loi Informatique et Libertés et au RGPD. 

COMMENT QUINZE MAI PROTEGE VOS DONNEES PERSONNELLES ? 
QUINZE MAI utilise des mesures techniques et organisationnelles appropriées conçues pour protéger les données personnelles traitées. 
En tant que responsable de traitement, QUINZE MAI prend les mesures nécessaires pour assurer la confidentialité et la sécurité des données personnelles traitées, conformément aux bonnes pratiques en matière de confidentialité et à la législation applicable en matière de données personnelles.

PENDANT COMBIEN DE TEMPS VOS DONNÉES PERSONNELLES SONT-ELLES CONSERVÉES PAR QUINZE MAI ? 
Vos données personnelles sont conservées pendant un délai de trois ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant de vous. Par exemple, une visite sur un événement, une demande de documentation, un clic sur un lien hypertexte contenu dans un courriel envoyé par QUINZE MAI (la simple ouverture d'un courriel n’est pas considérée par QUINZE MAI comme un contact émanant de vous)…

EST-CE QUE QUINZE MAI UTILISE DES TECHNIQUES DE PROFILAGE ? 
Lorsque QUINZE MAI envoie des contenus personnalisés, il est possible d’utiliser certaines techniques qualifiées de « profilage » (défini comme toute forme de traitement automatisé de données à caractère personnel consistant à utiliser ces données pour évaluer certains aspects personnels relatifs à une personne physique, notamment pour analyser ou prédire des éléments concernant les préférences personnelles, les intérêts, la situation financière, le comportement, la localisation, la santé, la fiabilité, ou les déplacements de cette personne physique). Nous centralisons certaines données personnelles vous concernant, puis les analysons pour évaluer et prédire vos préférences personnelles et/ou intérêts. Sur la base de cette analyse, nous envoyons ou affichons des communications et/ou du contenu adapté à vos intérêts/besoins. Vous avez le droit de vous opposer à l’utilisation à des fins de « profilage » de vos données (cf. ci-dessous).

QUELS SONT VOS DROITS CONCERNANT VOS DONNÉES PERSONNELLES ?
Conformément à la loi Informatique & Libertés et au RGPD, vous pouvez à tout moment exercer votre : 
  • Droit d’accès : vous pouvez demander à QUINZE MAI des informations sur les traitements dont les Données vous concernant font l’objet et la copie desdites Données. 
  • Droit de rectification : vous pouvez demander la rectification des Données inexactes vous concernant lorsque celles détenues par QUINZE MAI sont erronées ou incomplètes.
  • Droit à l’effacement : vous avez le droit d'obtenir de QUINZE MAI l'effacement de vos Données lorsqu’un des motifs prévus par la réglementation existe (inutilité des Données, retrait de votre consentement pour les traitements fondés sur ce dernier, etc.).
  • Droit d’opposition : vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement de vos Données y compris à des fins de prospection commerciale. Vous pouvez vous désinscrire ou vous opposer à la réception des messages de prospection commerciale de QUINZE MAI à tout moment. Il suffit simplement de cliquer sur le lien de « désinscription » dans tout courriel ou toute communication que QUINZE MAI vous envoit. Vous pouvez également nous contacter aux coordonnées ci-dessous.
  • Droit à la portabilité de vos Données : vous avez le droit de recevoir les Données dans un format exploitable. Ce droit ne concerne que le cas où les Données sont fournies à QUINZE MAI par vous-même ou qu’elles résultent de l’utilisation que vous faites de ces services. Ces Données sont traitées sur la base de votre consentement ou de l’exécution d’un contrat.
  • Droit à la limitation : vous pouvez demander à QUINZE MAI la suspension du traitement de vos Données lorsqu’un des motifs prévus par la réglementation existe (contestation de l’exactitude des Données, etc.).
  • Droit d’opposition au profilage : vous pouvez vous opposer au profilage en contactant QUINZE MAI aux coordonnées ci-dessous. 
Vous êtes informé de la possibilité d'adresser toute demande relative à vos droits et à vos données personnelles, et de décider de la localisation de vos données personnelles après votre décès, au délégué à la protection des données à l’adresse suivante : contact@15-mai.com, en mettant en copie le DPO à l’adresse data-privacy@groupe-nehs.com. Enfin, vous avez le droit de faire part à une autorité de contrôle compétente, en particulier dans l'Etat membre de votre résidence habituelle, de votre lieu de travail ou du lieu où vous pensez qu’un manquement présumé de vos droits s'est produit, de toute préoccupation concernant la manière dont vos données personnelles sont traitées. En France, l’autorité de protection des données personnelles est la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, ou « CNIL » – 3 place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris Cedex 07.  

FIN DU DOCUMENT